Quelle entreprise ou quel collaborateur n’utilise pas Excel aujourd’hui ? En effet, les fichiers Excel sont partout, même dans notre quotidien personnel (tenue des comptes bancaires par exemple). Chaque jour, de nombreux salariés créent ou modifient des fichiers Excel. Les managers et dirigeants le font également à des fins de collecte et d’analyse de données pour prendre leurs décisions ou pour créer des tableaux de bord.
Mais quiconque utilise cette solution Microsoft sait que la création de tableurs, leur mise en page et leur mise à jour ou encore la création de graphiques demandent du temps. Alors, imaginez lorsqu’il est question d’en créer plusieurs par jour.
Excel VBA est un outil qui fera gagner du temps à toutes les organisations, car il permet d’automatiser des tâches répétitives sans réelle plus-value. On vous explique tout.
Qu’est-ce que Excel VBA ?
Excel VBA n’est rien d’autre que le classique Excel, excepté qu’il intègre un langage informatique : le VBA, Visual Basic application. Cette application fonctionne avec le langage Visual Basic, un grand classique chez de nombreux développeurs. On le retrouve d’ailleurs dans presque toutes les applications Office.
Le Visual Basic application permet donc d’automatiser les tâches en Excel sans même avoir besoin de compétences ou connaissances en programmation. Ainsi, tout le monde peut l’utiliser grâce à l’enregistreur macro.
Qu’est-ce que l’enregistreur macro ?
Une macro sur Excel correspond à une action ou un ensemble d’actions que l’on peut exécuter autant de fois que l’on souhaite. Cela est rendu possible par le VBA. En réalité, cette fonction est disponible depuis Excel 95, mais peu de gens la connaissent et savent l’utiliser. C’est pourtant l’outil qui permet d’automatiser une tâche ou opération répétitive avec Excel.
Pour cela, il suffit d’enregistrer une macro grâce à l’enregistreur en appliquant le format souhaité, puis d’exécuter la macro chaque fois que c’est nécessaire. Un simple clic permet alors de réaliser une suite d’actions en quelques secondes.
Le rôle de l’enregistreur macro est donc de mémoriser chacune des actions ou opérations et de les transcrire en code informatique exécutable, le VBA. Il faut donc bien définir les tâches et les exécuter sans erreur durant l’enregistrement. Chaque étape sera ensuite reprise lors de l’exécution de la macro (y compris les clics aléatoires).
À quoi sert Excel VBA en pratique ?
En pratique, il est possible d’automatiser de nombreuses actions, comme :
- la suppression de certains caractères ou l’ajout de texte ;
- l’application des commandes présentes dans le ruban (addition, moyenne, etc.) ;
- la mise en forme automatique des cellules, lignes ou colonnes (par exemple, changer la taille de police, mettre le titre en gras et centré, modifier la largeur de la colonne, etc.) ;
- l’importation de données ;
- la création d’un graphique ou d’un tableau
Autrement dit des actions que l’on réalise plusieurs fois par jour en entreprise. Les avantages d’une telle solution sont pluriels :
- suppression du risque d’erreurs liées à la manipulation de données dans Excel ;
- gain de temps au quotidien ;
- sécurisation des process ;
- continuité des processus en l’absence d’un collaborateur
Excel VBA est donc un outil accessible à tous. Toutefois, une formation à l’outil Excel VBA peut être à prévoir pour exploiter son potentiel au maximum.
